¿Por qué las bibliotecas tiene miedo de cambiar sus proveedores de recursos o servicios?

Por: Carlos Andrés Bermúdez

Bibliotecólogo Colombiano

Especialista en Gerencia Informática

Gerente comercial de BITECA

cbermudez@biteca.com

Antes de ser empresario trabajé en algunas bibliotecas públicas y conozco de primera mano los dos lados de la moneda el ser bibliotecario y el ser proveedor. Soy bibliotecólogo graduado de la Univeridad Javeriana en Colombia y también soy empresario; la bibliotecología me permitió idear oportunidades de negocio con base tecnológica para ofrecer productos y servicios en organizaciones como las bibliotecas.

Al estar en los dos escenarios puedo identificar algunas razones subyacentes de por qué esta resistencia al cambio es una constante en las bibliotecas, particularmente en los bibliotecólogos o profesionales que las dirigen y que una de las consecuencias de esto es dificultar la implementación de nuevos servicios o la adopción de tecnologías innovadoras:

1. La comodidad de lo conocido

Uno de los principales motivos es el miedo a lo desconocido. Incluso si un proveedor actual es ineficiente o no cumple con los estándares esperados, las entidades pueden aferrarse a él porque están familiarizadas con su forma de trabajar. Cambiar implica enfrentarse a la incertidumbre de adaptarse a un nuevo proveedor y aprender cómo interactuar con él. La comodidad de lo conocido puede ser un obstáculo significativo para el cambio.

Los bibliotecarios pueden sentirse cómodos con los servicios existentes y temer que los cambios afecten negativamente la calidad o la esencia de su trabajo, sin tener en cuenta el pensar, sentir o las nuevas necesidades de sus usuarios.

2. Costos y recursos asociados

Cambiar de proveedor no siempre implica una serie de costos y recursos adicionales. Como director de biblioteca tómese el tiempo necesario para investigar y seleccionar un nuevo proveedor, también para identificar el esfuerzo requerido si necesita migrar los datos o sistemas relevantes; todo esto puede ser una carga significativa para una entidad. Además, puede haber contratos vigentes que dificulten la rescisión o dejar sin efecto, el acuerdo actual sin penalizaciones financieras.

3. Riesgo de interrupción del servicio

En algunas situaciones, una biblioteca puede temer que cambiar de proveedor resulte en una interrupción del servicio. Esto es especialmente relevante cuando se trata de proveedores que desempeñan un papel crítico en la prestación de servicios. La perspectiva de enfrentarse a problemas de rendimiento, tiempo de inactividad o errores durante la transición puede ser suficiente para disuadir a las bibliotecas de tomar medidas.

4. Lealtad emocional

A veces, las relaciones personales y de negocios establecidas con el proveedor actual pueden tener un peso significativo. Incluso si el servicio es deficiente, los profesionales de las bibliotecas pueden tener una relación estrecha con el proveedor, basada en la confianza y la historia compartida. Esto genera una lealtad emocional o incluso una sensación de obligación hacia el proveedor actual, lo que dificulta el cambio.

Si bien estas razones pueden parecer comprensibles desde la perspectiva de las bibliotecas, también es importante reconocer que quedarse con un proveedor deficiente puede tener consecuencias negativas a largo plazo como:

• Pérdidas financieras,

• Insatisfacción e inconformidad de los usuarios,

• Disminución de la productividad,

• Los costos de mantener un mal proveedor pueden superar con creces los desafíos asociados con el cambio.

Importancia de evaluar constantemente los proveedores de servicios bibliotecarios

Es crucial que las bibliotecas consideren una evaluación periódica y exhaustiva de los servicios y productos que ofrecen sus proveedores, en donde se puedan revisar y actualizar los costos y beneficios de mantener los proveedores actuales, así como una investigación adecuada y la búsqueda de nuevas alternativas. Con una mentalidad abierta al cambio que permita mejorar continuamente para garantizar un éxito sostenible de estas instituciones a largo plazo.

El cambio siempre generará un desafío y un reto, pero a veces es necesario para el crecimiento bibliotecario. La resistencia al cambio puede frenar la innovación y el progreso en las bibliotecas.

Es esencial comprender que el cambio es una de las mayores constantes en el mundo y que es necesario para mantenerse al día con las demandas y expectativas de los usuarios. Generar una mentalidad abierta al cambio a través de una comunicación clara y efectiva, involucrando a todo el personal de la biblioteca en el proceso de toma de decisiones; manteniéndolos informados sobre las tendencias, innovaciones y nuevas opciones en productos y servicios que se pueden ofrecer a los usuarios cada vez más exigentes tecnológicamente y con menos presencia física en las instalaciones.

Invito a los directores de bibliotecas y centros de informacion a darle una oportunidad a nuevos proveedores, esto puede aportar a la innovación bibliotecaria y en muchos casos a disminuir costos debido a nuevas negociaciones e incluso mejorar y repontenciar los servicios. ¡Tal vez se sorprendan.!