Por Nora Quiroz
En la actual situación en la que claramente la supervivencia de las unidades de información está supeditada a condiciones ajenas al propio control de sus directivas, siempre existe un margen de actuación, por pequeño que sea, en el que debemos poner toda nuestra esperanza y es la capacidad de liderazgo de los profesionales de la información.
El concepto VUCA o VICA (por su sigla en español), es una sigla introducida por el ejército de los Estados Unidos en la década de 1990, muy utilizado en los últimos años en el mundo de la estrategia organizacional y que se ha puesto de moda ante los desafíos que trae la nueva realidad social, económica y cultura a la que ha conllevado el COVID-19. Esta sigla describe posibles entornos organizacionales actuales de incertidumbre y caos que hoy más que nunca están vigentes en organizaciones de todo tipo incluidas en las bibliotecas.
Los entornos VUCA hacen referencia a un contexto cambiante que supone un gran desafío para las bibliotecas y que requiere de directivos líderes, capaces, hábiles, creativos e innovadores para llevarlas por nuevos rumbos.
Un ambiente o entorno VUCA se caracteriza por cuatro componentes
Volatility (Volátil): Hace referencia a la velocidad y constancia con que se producen los cambios, la gran mayoría inesperados o en dinámicas inestables o impredecibles.
Uncertain (Incierto): Se reduce considerablemente el control y la seguridad de conocer los resultados de los procesos, acciones o condiciones en las organizaciones y en el entorno dando paso a un aumento considerable de situaciones no previstas.
Complexity (Complejo): Aparecen un sin número de variables, agentes y elementos interconectados que condicionan las actuaciones de las organizaciones y de las personas, tornando las situaciones inmanejables o hasta a veces incomprensibles. Un ejemplo en las bibliotecas son los proveedores de carácter multinacional que atienden varios países en donde la legislación, las costumbres, las monedas y los mercados son diferentes.
Ambiguity (Ambiguo): Hacer las cosas de la misma manera en la época actual no garantiza los mismos resultados, se incluyen factores que no necesariamente son obvios o evidentes apareciendo situaciones nuevas, sin precedentes, jamás pensadas, múltiples interpretaciones y alta confusión entre las causas y los efectos.
Ante este inesperado escenario, la sociedad en general y en las unidades de información en particular, se han visto obligadas a hacer frente a un entorno inevitablemente cambiante.
Donde las decisiones definidas en la mañana pueden ser contrarias de las que se tomaran en la tarde; donde nada es una verdad absoluta ni estable, donde todo se muestra ambiguo y el contexto para cualquier decisión complejo.
¿Cómo afectan los entornos VUCA a las bibliotecas?
Los servicios y recursos tradicionales, las competencias y tecnologías básicas no son suficientes para que una biblioteca pueda sobrevivir en un entorno VUCA. Necesitan fomentar el aprendizaje continuo propio y de sus usuarios para poder adaptarse a los cambios y las nuevas tendencias. Hoy en día, el entorno VUCA afecta e influye en todo tipo de sectores profesionales, servicios, industrias o tecnologías obligándolos a adaptarse a cambios constantes que afectan su planeación estratégica, sus presupuestos y sus metas.
¿Cuál es el papel de los líderes de las bibliotecas en estos entornos?
La incertidumbre de la situación actual ha hecho que recaigan sobre los directivos y líderes de las unidades de información, no sólo un gran peso, sino una fuerte presión. Les ha tocado lidiar con una situación inaudita, antes inimaginable, altamente delicada y susceptible a todo nivel.
Tanto el hecho de defender la necesidad social, académica y cultural del funcionamiento de la biblioteca, como y aún más retador y complejo, la responsabilidad moral de mantener de nexo entre el equipo de colaboradores y la biblioteca mostrándose comprensivo, compasivo, empático y al mismo tiempo proactivo, altamente ejecutivo, productivo y buen administrador de los recursos muchos o pocos con los que cuenta en medio de cada vez más restricciones presupuestales.
Si liderar equipos de alto desempeño en bibliotecas, es visto por los profesionales de la información como un reto; liderarlos en tiempos VUCA necesitará del desarrollo de habilidades y capacidades adicionales como:
Reaccionar con rapidez y agilidad.
Conservar la calma y la templanza.
Tomar decisiones especialmente delicadas.
Escuchar activamente a sus equipos.
Ser flexible y adaptarse a las circunstancias.
Crear y actuar con empatía.
El líder de una biblioteca o unidad de información debe desarrollar la habilidad de prever diferentes escenarios, de estar atento y dispuesto al cambio. Necesita ser capaz de afrontar la volatilidad con visión de futuro, de combatir la incertidumbre a través del conocimiento y entendimiento, de reducir la complejidad aportando claridad y simplicidad y de gestionar la ambigüedad con capacidad de reacción y agilidad.
Existe una amplia distancia entre saber lo que hay que hacer y hacerlo. Una condición indispensable para el éxito en entornos VUCA: es el liderazgo.
¿Están nuestras bibliotecas preparadas para el desafío de prestar sus servicios en ambientes VUCA?
Esto dependerá de cada unidad de información así como de cada líder. Si la respuesta a esta pregunta fuera "NO", entonces la invitación es a repensar la biblioteca desde la premisa de “Bibliotecas conscientes”, volviendo al origen; en donde el centro de todo son “los seres humanos, nuestros usuarios” entendidos como aquellos que usan los servicios, pero también los demás grupos de interés que hacen que organizaciones como las bibliotecas puedan funcionar también en un ambiente VUCA, es decir, los empleados, las directivas, los proveedores, los vecinos, etc.
¿Te interesa conocer más sobre los entornos VUCA en bibliotecas? En el siguiente video podrás ampliar conceptos y aplicaciones.
En conclusión los entornos VUCA son oportunidades y está en las personas y organizaciones aprovecharlas. Las bibliotecas como organizaciones en ambientes VUCA como el actual necesitan trabajar en reinventarse, pero no desde una reingeniería o una reestructuración organizacional, sino desde “el resurgir desde los escombros como el ave Fénix”, con una disposición total al cambio, un nuevo pensamiento, nueva filosofía, nuevos valores, nuevos líderes que le permitan construir estrategias, estructuras y conexiones flexibles entre las personas, las ideas y las funciones.